Posted by
One_Esc on
Thursday, May 8, 2008
Tahukah Anda mengapa meeting selalu berlarut-larut, menjemukan dan
hasilnya cenderung tak optimal? Ternyata salah satu penyebabnya adalah
karena peserta meeting membawa laptop (ataupun blackberry dan
smartphone)! Kok bisa?
Berikut ini 5 (lima) alasannya, berdasarkan pengalaman penulis +
sejumlah contoh kasus yang tersedia di Internet: (1). minimnya
komunikasi non-verbal, (2). sibuk mengutak-atik materi presentasi
sendiri, (3). mengusir kebosanan saat meeting, (4). terbentuknya
kelompok kecil yang eksklusif, dan (5). sibuk melakukan pekerjaan
pararel.
Untuk lebih lengkap, penjelasannya adalah sebagai berikut:
1). Meeting dengan seluruh atau sebagian besar peserta membawa laptop,
akan berdampak pada semakin minimnya komunikasi non-verbal antar
peserta rapat. Bahasa non-verbal, adalah komponen tak terpisahkan
dalam berkomunikasi atau berinteraksi dengan sesama manusia, bahkan
antar mahluk hidup. Anggukan kepala, picingan mata, gerak bibir,
posisi duduk, letak tangan, adalah hal yang paling penting untuk
mengukur tingkat perhatian (ketertarikan) peserta meeting, pemahaman
dan lainnya. Meeting pun menjadi berlarut-larut
2). Saat pihak lain sedang melakukan presentasi gagasan atau
laporannya, maka kecenderungan peserta meeting lainnya yang membawa
laptop akan lebih sibuk mengutak-atik materi presentasi masing-masing.
Ini adalah akibat dari ketidaksiapan untuk menghadiri meeting, atau
minimnya waktu yang tersedia untuk melakukan persiapan tersebut.
Menyiapkan ataupun merapihkan materi presentasi saat meeting tengah
berlangsung, adalah salah satu bentuk kerja yang kontra-produktif.
3). Peserta meeting dengan membawa laptop cenderung akan lebih
berinteraksi dengan laptopnya, ketimbang dengan lingkungan sekitarnya.
Misalnya untuk mengusir kebosanan saat meeting, maka mereka akan
bermain game, hingga chatting, browsing ataupun blogging apabila ada
akses Internet. Walhasil, pihak yang sedang presentasi tidak akan
mendapatkan respon yang interaktif. Feedback dari peserta meeting pun
menjadi minim, yang akhirnya berdampak pada tidak matangnya output
yang dihasilkan.
4). Juga dengan adanya akses Internet, maka peserta meeting yang
membawa laptop akan cenderung membentuk kelompok kecil eksklusif
secara online, yang anggotanya adalah sebagian dari peserta meeting
tersebut. Kelompok kecil ini akan membuat diskusi terpisah, melalui
fitur messenger, dengan konten diskusi yang bisa jadi tidak
konstruktif. Bentuknya pun beragam, bisa sekedar saling melempar joke,
sampai membicarakan (dalam konteks negatif) pihak yang sedang
melakukan presentasi, materinya ataupun peserta meeting yang lain.
5). Meeting seharusnya adalah sebuah bentuk koordinasi ataupun
integrasi antar unit/divisi, atau bisa juga sebagai akselerasi ataupun
sinkronisasi. Tetapi yang terjadi, ketika peserta meeting membawa
laptop, maka dia bisa tergoda untuk melakukan pekerjaan pararel,
semisal diselingi dengan menggarap kerjaan lainnya yang tertunda
karena harus menghadiri meeting. Aktifitas pararel, bukan berarti
dapat berpikir ataupun menganalisis sesuatu secara parerel. Karena
otak sejatinya akan berpikir dengan berlompat-lompat, "pause" di satu
hal, dan "play" di hal lain. Sehingga buah pikir yang dihasilkan
cenderung menjadi tidak optimal lantaran tidak fokus.
"Topless Meeting"
Dari ke-5 hal di atas, kata kuncinya adalah tak terwujudnya collective
learning yang optimal. Tak ada collective learning, tak ada collective
decission. Akhirnya, segala keputusan sifatnya lebih menjadi
tanggung-jawab sektoral ("itu tanggung jawabmu, bukan aku!") dan tak
lagi mengedepankan team work yang solid.
Salah satu solusi atas permasalahan di atas, seperti kini mulai banyak
diyakini (dan dijalankan) oleh banyak pihak, adalah dengan melakukan
'topless meeting'. Topless meeting di sini bukan dalam artian meeting
tanpa mengenakan busana bagian atas.
Topless meeting di sini adalah tak diijinkannya peserta meeting untuk
membawa laptop, blackberry atau gadget lainnya yang dapat menganggu
fokus diskusi. Salah satu ulasannya, dalam bentuk tayangan berita dari
stasiun televisi CBS dari berita dari stasiun televisi NBC.
Pastinya, topless meeting adalah semacam "budaya baru", yang tentu
akan mengakibatkan adanya "gegar budaya" (culture shock). Tidak semua
orang akan menjadi nyaman, apabila harus "dilucuti" gadget-nya sebelum
masuk ke ruang meeting. Ibarat maju berperang, tetapi sejumlah senjata
pamungkas andalan tak boleh ditenteng.
Jadi bagaimana jika kita ingin menerapkan topless meeting? Lalu apa
persiapan kita jika harus menghadiri topless meeting? Bagaimana
strategi agar topless meeting bisa berhasil? Silakan baca artikel
selanjutnya.
-dbu-
sumber : http://www.donnybu.com/
hasilnya cenderung tak optimal? Ternyata salah satu penyebabnya adalah
karena peserta meeting membawa laptop (ataupun blackberry dan
smartphone)! Kok bisa?
Berikut ini 5 (lima) alasannya, berdasarkan pengalaman penulis +
sejumlah contoh kasus yang tersedia di Internet: (1). minimnya
komunikasi non-verbal, (2). sibuk mengutak-atik materi presentasi
sendiri, (3). mengusir kebosanan saat meeting, (4). terbentuknya
kelompok kecil yang eksklusif, dan (5). sibuk melakukan pekerjaan
pararel.
Untuk lebih lengkap, penjelasannya adalah sebagai berikut:
1). Meeting dengan seluruh atau sebagian besar peserta membawa laptop,
akan berdampak pada semakin minimnya komunikasi non-verbal antar
peserta rapat. Bahasa non-verbal, adalah komponen tak terpisahkan
dalam berkomunikasi atau berinteraksi dengan sesama manusia, bahkan
antar mahluk hidup. Anggukan kepala, picingan mata, gerak bibir,
posisi duduk, letak tangan, adalah hal yang paling penting untuk
mengukur tingkat perhatian (ketertarikan) peserta meeting, pemahaman
dan lainnya. Meeting pun menjadi berlarut-larut
2). Saat pihak lain sedang melakukan presentasi gagasan atau
laporannya, maka kecenderungan peserta meeting lainnya yang membawa
laptop akan lebih sibuk mengutak-atik materi presentasi masing-masing.
Ini adalah akibat dari ketidaksiapan untuk menghadiri meeting, atau
minimnya waktu yang tersedia untuk melakukan persiapan tersebut.
Menyiapkan ataupun merapihkan materi presentasi saat meeting tengah
berlangsung, adalah salah satu bentuk kerja yang kontra-produktif.
3). Peserta meeting dengan membawa laptop cenderung akan lebih
berinteraksi dengan laptopnya, ketimbang dengan lingkungan sekitarnya.
Misalnya untuk mengusir kebosanan saat meeting, maka mereka akan
bermain game, hingga chatting, browsing ataupun blogging apabila ada
akses Internet. Walhasil, pihak yang sedang presentasi tidak akan
mendapatkan respon yang interaktif. Feedback dari peserta meeting pun
menjadi minim, yang akhirnya berdampak pada tidak matangnya output
yang dihasilkan.
4). Juga dengan adanya akses Internet, maka peserta meeting yang
membawa laptop akan cenderung membentuk kelompok kecil eksklusif
secara online, yang anggotanya adalah sebagian dari peserta meeting
tersebut. Kelompok kecil ini akan membuat diskusi terpisah, melalui
fitur messenger, dengan konten diskusi yang bisa jadi tidak
konstruktif. Bentuknya pun beragam, bisa sekedar saling melempar joke,
sampai membicarakan (dalam konteks negatif) pihak yang sedang
melakukan presentasi, materinya ataupun peserta meeting yang lain.
5). Meeting seharusnya adalah sebuah bentuk koordinasi ataupun
integrasi antar unit/divisi, atau bisa juga sebagai akselerasi ataupun
sinkronisasi. Tetapi yang terjadi, ketika peserta meeting membawa
laptop, maka dia bisa tergoda untuk melakukan pekerjaan pararel,
semisal diselingi dengan menggarap kerjaan lainnya yang tertunda
karena harus menghadiri meeting. Aktifitas pararel, bukan berarti
dapat berpikir ataupun menganalisis sesuatu secara parerel. Karena
otak sejatinya akan berpikir dengan berlompat-lompat, "pause" di satu
hal, dan "play" di hal lain. Sehingga buah pikir yang dihasilkan
cenderung menjadi tidak optimal lantaran tidak fokus.
"Topless Meeting"
Dari ke-5 hal di atas, kata kuncinya adalah tak terwujudnya collective
learning yang optimal. Tak ada collective learning, tak ada collective
decission. Akhirnya, segala keputusan sifatnya lebih menjadi
tanggung-jawab sektoral ("itu tanggung jawabmu, bukan aku!") dan tak
lagi mengedepankan team work yang solid.
Salah satu solusi atas permasalahan di atas, seperti kini mulai banyak
diyakini (dan dijalankan) oleh banyak pihak, adalah dengan melakukan
'topless meeting'. Topless meeting di sini bukan dalam artian meeting
tanpa mengenakan busana bagian atas.
Topless meeting di sini adalah tak diijinkannya peserta meeting untuk
membawa laptop, blackberry atau gadget lainnya yang dapat menganggu
fokus diskusi. Salah satu ulasannya, dalam bentuk tayangan berita dari
stasiun televisi CBS dari berita dari stasiun televisi NBC.
Pastinya, topless meeting adalah semacam "budaya baru", yang tentu
akan mengakibatkan adanya "gegar budaya" (culture shock). Tidak semua
orang akan menjadi nyaman, apabila harus "dilucuti" gadget-nya sebelum
masuk ke ruang meeting. Ibarat maju berperang, tetapi sejumlah senjata
pamungkas andalan tak boleh ditenteng.
Jadi bagaimana jika kita ingin menerapkan topless meeting? Lalu apa
persiapan kita jika harus menghadiri topless meeting? Bagaimana
strategi agar topless meeting bisa berhasil? Silakan baca artikel
selanjutnya.
-dbu-
sumber : http://www.donnybu.com/
Labels:
artikel rapat,
komputer,
laptop,
rapat
Thanks for reading 5 Alasan Meeting Tak Optimal Lantaran Bawa Laptop!. Please share...!
